TÍTULO I – ACTUACIÓN

Capítulo I Formación del Expediente

Artículo 495. De todo proceso se formará un expediente debidamente numerado, de foliatura continuada, que comprenderá la gestión y la actuación en cada una de las instancias, el Recurso de Casación y los incidentes que se promuevan.

Concluído el proceso, el juez del conocimiento ordenará su archivo en la secretaría del mismo, mediante proveído de mero obedecimiento. Transcurridos tres años, los expedientes serán enviados a la Sección Judicial de los Archivos Nacionales.

Artículo 496. Los expedientes podrán ser examinados:

1. Por las partes;
2. Por los abogados inscritos y por los amanuenses autorizados por éstos;
3. Por las personas designadas para ejercer cargos como el de perito, secuestre, depositario o cualquier otro auxiliar de los tribunales;
4. Por funcionarios del Ministerio Público y, en general por cualquier otro funcionario público, por razón de su cargo;
5. Por estudiantes de Derecho;
6. Por las personas autorizadas por el secretario o el juez con fines de docencia o investigación; y
7. Por cualquier otra persona o prudente arbitrio del juez.

El empleado que permita a persona distinta de las anteriormente enumeradas el examen de actuaciones o expedientes incurrirá en las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Artículo 497. Podrá pedirse verbalmente la reiteración de oficios o exhortos, nuevo señalamiento de fechas, expensas de la litis, devolución de cauciones, emplazamiento y, en general, que se cumpla cualquier diligencia o trámite decretado o que se impulse el proceso.

A petición del apoderado se levantará una diligencia en que conste dicha solicitud, la que será suscrita por el peticionario y el secretario.

Capítulo II – Pérdida y Reposición de Expedientes

Artículo 498. Cuando se pierda un expediente o parte de él, el secretario, de oficio o a petición de parte, deberá informarlo al juez, indicando detalladamente quiénes eran los interesados en el proceso, el estado en que se hallaba en el momento de su pérdida y las diligencias realizadas para obtener su recuperación.

Artículo 499. Con base en el informe de la secretaría, el juez citará a las partes para audiencia con el objeto de que se compruebe, tanto la actuación surtida como el estado en que se hallaba el proceso al tiempo de su pérdida, y de resolver sobre su reposición.

El auto de citación se notificará personalmente a todos los interesados.

El secretario agregará copia de todas las resoluciones, actuaciones y gestiones del expediente extraviado que obren en los archivos del juzgado y recabará copias de los actos y diligencias que pudieran obtenerse de las oficinas públicas.

Para la comprobación de los hechos a que refiere el Artículo anterior, el juez, aun de oficio, podrá decretar toda clase de pruebas y exigir la exposición jurada de los apoderados de las partes o la de éstas.

Las partes podrán presentar las copias autenticadas que tengan en su poder que se agregarán al expediente al igual que copia o documento sin autenticación, siempre que el secretario los pueda cotejar con otros documentos que reposen en el despacho.

Si el documento así incorporado no es oportunamente tachado o redargüido de falso, se tendrá como auténtico entre las partes para el efecto de la reposición del expediente.

Artículo 500. Si ninguna de las partes al ser citada por segunda vez concurre a la audiencia el juez declarará extinguido el proceso si la pérdida fuese total y en el mismo auto cancelará las medidas cautelares si las hubiere.

Cuando se trate de pérdida parcial, el juez tomará las medidas pertinentes para reponer la actuación.

La extinción del proceso no impide al demandante promoverlo de nuevo con sujeción a las reglas generales.

Cuando tan sólo una de las partes asiste a la audiencia su exposición jurada servirá de base para la reposición del expediente en cuanto dicha exposición no se oponga a las demás pruebas practicadas.

Reconstruído el expediente continuará el trámite que a este proceso le corresponda.

Si reaparece el expediente y se está adelantando nuevamente el mismo, tan sólo podrán ser consideradas, si se está en ocasión propicia para hacerlo, las pruebas que se practicaron.

El auto que resuelve respecto de la reposición, es irrecurrible.

Artículo 501. Antes de fallar un proceso reconstruido el juez decretará de oficio, sin limitaciones ni restricción alguna, las pruebas conducentes para aclarar los hechos que la pérdida del expediente haya hecho oscuros o dudosos o acreditar los que no sean susceptibles de prueba de confesión.

Artículo 502. Lo dispuesto en este Capítulo se aplicará también al caso de pérdida del expediente en poder de las partes, siempre que ella provenga de fuerza mayor o caso fortuito.

En este caso, así como en cualquier otro de los mencionados en este Capítulo, se informará al respectivo agente del Ministerio Público.

Artículo 503. En los casos en que la pérdida o destrucción, total o parcial, se produzca como consecuencia de actos que afecten simultáneamente diez o más expedientes en trámite en uno o más despachos oficiales, la Sala de Negocios Generales de la Corte Suprema de Justicia, mediante acuerdo escrito por los miembros que la integren y previo informe de los despachos que se afectaron, adoptarán las siguientes medidas:

1. Notificará al público, mediante tres avisos publicados en días distintos en un diario de circulación nacional, la ocurrencia del hecho que provocó la destrucción o pérdida, total o parcial, de los expedientes, con indicación del o de los tribunales que se vieron afectados y, en cuanto sea posible, del estado en que se encontraban y de la identidad de las partes.
2. Advertirá en la comunicación antes indicada que, a partir de la última publicación del aviso, los interesados contarán con un plazo máximo de tres meses para solicitar la reposición del expediente. Deberá señalarse también que, de transcurrir el mencionado plazo sin que se haya solicitado la reposición del expediente, se declarará extinguido el proceso y se levantarán las medidas cautelares decretadas, sin perjuicio del derecho que tiene el demandante para promoverlo nuevamente.
3. Cuando se trate de procesos penales, tanto el defensor como el Ministerio Público y, eventualmente, la acusación particular, contarán con un período de seis meses para solicitar la reposición.
4. Ordenará que sean convocados los suplentes de cada uno de los despachos que resultaron afectados, con el objeto de que se encarguen de sustanciar los trámites de reposición y de seguir conociendo de los procesos.
5. En los Tribunales unipersonales corresponderá al suplente dictar la resolución de fondo. En los tribunales colegiados, el suplente integrará la Sala correspondiente, tramitará el negocio y preparará un proyecto de decisión que será sometido a los magistrados y jueces titulares restantes.

Artículo 504. Los trámites de reposición de expedientes de que trata el Artículo anterior se regirán por las reglas generales que establece este Capítulo, con las siguientes modificaciones:

1. En los estrados de la secretaría de cada tribunal se fijará la lista de los procesos afectados, en los términos y para los fines de que trata el Artículo anterior;
2. En los casos de tribunales colegiados, los expedientes que aparezcan en los listados se someterán a nuevo reparto y se adjudicarán proporcionalmente entre los suplentes;
3. Una vez formulada la solicitud de reposición, el tribunal señalará de inmediato la fecha de inicio del período para la celebración de las audiencias de reposición, durante las cuales la autoridad correspondiente podrá ordenar, mediante proveído de mero obedecimiento, las medidas que considere necesarias;
4. Las resoluciones dictadas en los trámites de reposición de expedientes serán notificadas por edicto en los estrados del tribunal;
5. Las partes tienen la obligación de aportar al expediente en trámite de reposición los documentos auténticos que tengan en su poder;
6. En los casos de reposición de procesos penales en los que hubiere sido decretada la detención del acusado, el sustanciador tendrá la facultad de reconsiderar la necesidad de la medida y de oficio o a petición de parte, mantenerla o revocarla, así como reconocer el beneficio de fianza de excarcelación; y
7. Cuando considere agotadas las gestiones conducentes a la reposición, el Sustanciador dictará resolución declarando reconstruido el expediente, al cual sólo admitirá recurso de reconsideración.

Artículo 505. Los suplentes que actúen para los propósitos de reposición de expedientes no devengarán sueldo alguno, pero percibirán honorarios a cargo del Tesoro Nacional, aunque estén ejerciendo otro cargo remunerado, en la siguiente forma:

1. Veinticinco balboas (B/.25.00) por cada resolución de trámite que dicten;
2. Cien balboas (B/.100.00) por cada audiencia en que sustancien;
3. Cincuenta balboas (B/.50.00) por la resolución ejecutoriada que declara la reconstrucción del expediente;
4. Cien balboas (B/.100.00) por el proyecto de resolución que decide la pretensión;
5. En el caso de tribunales unipersonales, los honorarios fijados en el presente Artículo serán reducidos a la mitad.

Artículo 506. La Sala de Negocios Generales de la Corte Suprema de Justicia reglamentará las disposiciones establecidas en este Capítulo.

Capítulo III – Términos

Artículo 507. Los términos señalados para la realización de actos procesales son perentorios e improrrogables, salvo disposición expresa en contrario.

Artículo 508. Toda resolución o diligencia judicial deberá cumplirse en el término designado.

Artículo 509. Los términos legales corren por ministerio de la ley sin necesidad de que el juez exprese su duración.

Los de días teniendo en cuenta únicamente los hábiles, y los de meses y años según el calendario pero cuando sea feriado o de fiesta nacional el último día del término, éste se prolongará hasta el próximo hábil.

Cuando el día señalado no se pueda efectuar una diligencia o acto por haberse suspendido el despacho público o el término correspondiente, tal diligencia se practicará el día hábil siguiente en las mismas horas ya señaladas sin necesidad de nueva resolución.

Si en un proceso distinto se hubiere señalado la práctica de una diligencia para la misma hora, el juez podrá a su prudente arbitrio, decretar un señalamiento distinto, en cualquiera de los procesos afectados, conciliando los intereses de las partes. El juez podrá prorrogar el término que esté por vencer en cualquiera de los dos procesos, únicamente en la medida en que ello sea indispensable para llevar a cabo las respectivas diligencias.

Si el día hábil siguiente fuere el último del término fijado para practicar pruebas y se trataré de diligencias de esta clase, el término se prolongará por un día hábil más, conforme al inciso anterior.

Artículo 510. El juez fijará los términos cuando la ley no los haya fijado, de conformidad con la naturaleza del proceso y la importancia del acto o diligencia, procurando siempre que no exceda de lo necesario para los fines consiguientes.

Estos términos son prorrogables, por una vez siempre que el juez considere justa la causa invocada y que la solicitud se formule antes del vencimiento. La respectiva resolución será irrecurrible.

Artículo 511. Los términos de horas empezarán a correr desde la siguiente a la en que se haga la respectiva notificación y los de días, desde el día siguiente al en que tenga lugar la notificación.

Los términos de días vencerán cuando el reloj del tribunal marque las cinco de la tarde del último día del término.

Artículo 512. Los términos judiciales se suspenden para todos los negocios en curso en los días en que, por cualquier circunstancia, no se abra el despacho del juzgado, comprendidos entre éstos los días de fiesta y duelo nacional.

Artículo 513. Los términos no corren en un negocio determinado:

1. Cuando el proceso se suspende a petición de las partes o por disposición legal;
2. Durante alguna incidencia procesal cuando así lo ha prescrito la ley;
3. Por impedimento del juez desde que éste lo manifiesta;
4. Por impedimento legítimo que haya sobrevenido a alguna de las partes del proceso.

Estos impedimentos son:

1. La enfermedad calificada de grave;
2. La muerte de alguna de las personas de la familia a que pertenece la parte, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Este impedimento se aplicará también cuando afecte al juez de la causa, siempre que su presencia sea legalmente requerida para la práctica del acto o diligencia de que se trate;
3. La muerte del que gestione por sí o como apoderado; y
4. La fuerza o violencia.

El juez hará cesar la suspensión acaecida por impedimento de una parte, conciliando con prudencia los intereses de las partes. La suspensión por impedimento del juez no debe prolongarse más allá del tiempo necesario para que se encargue el respectivo suplente.

Artículo 514. El recurso de reconsideración suspende los efectos de la resolución recurrida, salvo que esta se refiera a términos señalados por ministerio de la ley.

Artículo 515. El secretario deberá poner constancia en el expediente y cuadernos accesorios el día en que hubieren comenzando los términos y el día en que cesan. Dicha constancia, no obstante, no afectará los términos correspondientes. Esta regla se aplicará a los casos de suspensión de términos, excepto que se trate de días de fiesta o duelo nacional.

Artículo 516. Siempre que por resolución judicial haya de suspenderse un término cualquiera, la suspensión se verificará desde la hora en que se dicto dicha resolución.

Artículo 517. Cuando vencido un término, las partes no han hecho uso de su derecho, los trámites del proceso continúan. Todo perjuicio por omisión es imputable al que incurrió en ella, salvo el derecho a reclamar el perjuicio que la ley concede a la parte perjudicada, contra su apoderado o representante negligente u omiso.

Artículo 518. Por regla general, y salvo las disposiciones especiales y expresas de este Código, los jueces dictarán sus resoluciones, a más tardar, en los términos siguientes: dentro de dos días, si fuere providencia; dentro de catorce días, si fuere auto; dentro de treinta días, si fuere sentencia.

Artículo 519. En los procesos de que conocen los tribunales colegiados, se entenderá que los términos de que trata el Artículo anterior son para que el magistrado o juez sustanciador presenten proyecto de resolución. Para el estudio del proyecto cada magistrado o juez dispondrá de un término hasta de seis días.

Artículo 520. Los magistrados y jueces tendrán para pronunciar sentencia un día más del término, por cada cincuenta hojas o fracción de cincuenta, cuando el expediente exceda de ciento.

Esta disposición se hace extensiva a los agentes del Ministerio Público respecto a sus vistas.

Artículo 521. En caso de que se haya cambiado el magistrado o juez, los términos correrán a partir de su posesión.

Artículo 522. Todo término, formalidad o garantía que la ley conceda en la secuela del proceso, es renunciable por la parte a quien favorezca la concesión, la que podrá hacerlo en el acto de la notificación o por medio de un escrito en que se exprese claramente el término, la formalidad o garantía que se renuncia.

El término puede ser renunciado total o parcialmente, aunque no se haya dictado la respectiva resolución.

Los defensores de ausentes y las personas que no pueden comparecer por sí al proceso no tienen la facultad de renunciar a que se refiere el presente Artículo.

Artículo 523. Las partes podrán acordar la reducción o la reposición de un término mediante una manifestación expresa por escrito, lo que será decidido a prudente arbitrio del tribunal.

Artículo 524. Los términos que por convenio se hayan señalado, y se hiciera notificación personal, comenzarán a correr desde la última notificación de la resolución que la apruebe.

Artículo 525. Si un término fuere común a varias partes, se contará desde el día siguiente a aquél en que la última persona ha sido notificada.

Artículo 526. Toda diligencia o acto judicial puede iniciarse y cumplirse a partir del momento en que empiece la hora señalada sin perjuicio de lo anterior. No se entenderá que ha transcurrido el tiempo hábil para comenzar a practicarla, sino hasta el momento en que principia la hora siguiente.

Artículo 527. El término de la distancia será fijado por el juez atendiendo a la mayor o menor facilidad de comunicaciones.

Artículo 528. Si se decretare el cierre de los despachos públicos a cualquier hora del día, todo éste será inhábil. No obstante, se estimarán válidas las actuaciones y gestiones realizadas con anterioridad al cierre del despacho.

Artículo 529. Si se decretare el cierre un día que sea hábil conforme a la ley, el secretario lo anunciará por medio de un cartel fijado en lugar visible del Juzgado.

Capítulo IV – Desglose

Artículo 530. Los documentos públicos o privados podrán desglosarse de los expedientes y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluída la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha, previa anotación del proceso a que corresponde con sujeción a las siguientes reglas:

1. En los procesos de ejecución, sólo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos:
   • Cuando contengan crédito distinto del que se cobra en el proceso, para lo cual el juez hará constar en cada documento qué crédito es el allí exigido;
   • Cuando en ellos aparezcan hipotecas o prendas que garanticen otras obligaciones;Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, sólo se entregará a quien haya hecho el pago;
   • Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento.
2. En los demás procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el juez dejará testimonio al pie o al margen del mismo, si ella se ha extinguido en todo o en parte, por qué modo y por quién;
3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento sólo podrá desglosarse a petición de él, a quien se entregará con constancia de la cancelación;
4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original;
5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción mecánica, pero si ello no fuese posible, el secretario deberá asesorarse de un experto, que haga la transcripción manual y la autorice con su firma;
6. En los procesos en curso el pedimento de desglose se sustanciará mediante simple petición del interesado con traslado a la contraparte.
7. En los procesos terminados se ordenará mediante proveído de mero obedecimiento; y
8. Las copias compulsadas con motivo de un desglose, tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado.